Соглашение Zer.lv об обработке данных

1. Статус, стороны и приоритет

DPA заключается электронно между клиентом Zer.lv, указанным в аккаунте, и SIA FIXLAB, рег. № 40203523267, юридический адрес Liepu aleja 38, Babīte, Babītes pag., Mārupes nov., LV-2101, Latvija. Принятие условий Zer.lv включает принятие настоящего DPA.

В отношении персональных данных рабочей области клиент является контролёром, а SIA FIXLAB — обработчиком. Если клиент сам является обработчиком, он подтверждает, что соответствующий контролёр разрешил поручения и привлечение SIA FIXLAB и его субобработчиков. При противоречии DPA имеет приоритет над условиями только в вопросах обработки данных по поручению клиента.

2. Предмет и срок

SIA FIXLAB обрабатывает персональные данные рабочей области в течение подписки и последующего периода возврата и удаления исключительно для предоставления, защиты, обслуживания, поддержки, резервирования и восстановления Zer.lv. DPA действует, пока SIA FIXLAB не удалит или не вернёт все данные рабочей области согласно разделу 16 настоящего DPA «Возврат и удаление».

3. Документированные поручения

Условия, настоящее DPA, настроенные клиентом параметры, разрешённое использование Zer.lv и принятые SIA FIXLAB письменные запросы образуют документированные поручения. SIA FIXLAB обрабатывает и передаёт данные рабочей области только по этим поручениям, если право ЕС или Латвии не требует иного. В таком случае SIA FIXLAB сообщает клиенту до обработки, если уведомление не запрещено законом.

Поручение за пределами обычного сервиса Zer.lv требует предварительного письменного согласования и может учитывать разумные технические ограничения, срок и стоимость исполнения. SIA FIXLAB незамедлительно сообщает, если поручение, по его мнению, нарушает применимое право о защите данных, и может приостановить его до выяснения обстоятельств.

4. Цели, характер и операции обработки

Цели включают работу CRM; аутентификацию и управление доступом; ведение клиентов, устройств, заказов, услуг, склада, продаж, финансов, сотрудников и отчётов; создание документов; хранение комментариев и вложений; доставку необязательных уведомлений; поддержку; журналы безопасности; резервирование и восстановление.

Операции могут включать получение, сбор, запись, организацию, структурирование, хранение, извлечение, просмотр, обновление, передачу, ограничение, резервирование, восстановление, экспорт по запросу клиента и удаление. SIA FIXLAB не продаёт данные рабочей области и не использует их для рекламы третьих лиц.

5. Категории субъектов данных

Субъектами могут быть действующие и потенциальные клиенты заказчика; владельцы, сотрудники и подрядчики заказчика; поставщики и их представители; плательщики, контактные лица и иные физические лица, чьи данные клиент законно вносит в рабочую область.

6. Категории персональных данных

Данные могут включать имя и фамилию, должность, сведения о компании, адрес, телефон и email; историю клиента; тип, бренд, модель, IMEI и серийный номер устройства; заказы, заявленные дефекты, диагностику, результаты ремонта, услуги, товары, комментарии, вложения и переписку; назначения, права и расчёты вознаграждения сотрудников; продажи, суммы операций и способ оплаты без реквизитов платёжных карт; IP-адрес, сведения о сессии, устройстве, приложении, безопасности и аудите; а также иной текст или файлы, намеренно загруженные клиентом.

7. Ограниченные данные

Zer.lv не предназначен для реквизитов платёжных карт, паролей аккаунтов, секретов аутентификации, обширных сведений из государственных удостоверений, данных о судимости и правонарушениях либо специальных категорий персональных данных. Клиент не должен вносить их, кроме случаев, когда это строго необходимо, законно, соразмерно и защищено надлежащими мерами, согласованными с SIA FIXLAB. Клиент отвечает за то, чтобы не помещать ненужную конфиденциальную информацию в свободные поля и вложения.

8. Обязанности клиента

Клиент обеспечивает правовое основание и прозрачное информирование, исполняет запросы субъектов, соблюдает минимизацию и сроки хранения, поддерживает разумную точность данных, допускает только уполномоченных лиц, правильно настраивает роли, защищает учётные данные и устройства пользователей и обеспечивает законность поручений и экспорта. Клиент без неоправданной задержки сообщает SIA FIXLAB о предполагаемом несанкционированном доступе к рабочей области.

9. Обязанности обработчика и конфиденциальность

SIA FIXLAB обрабатывает данные рабочей области только в объёме настоящего DPA и предоставляет доступ исключительно уполномоченным лицам, которым он необходим для поддержки, безопасности, восстановления, обслуживания, расследования злоупотреблений или соблюдения закона. Эти лица связаны договорной или установленной законом обязанностью конфиденциальности. Доступ администрации платформы и поддержки ограничивается и журналируется.

10. Технические и организационные меры безопасности

С учётом уровня техники, стоимости внедрения, контекста обработки и рисков SIA FIXLAB поддерживает логическое разделение рабочих областей компаний; ролевой доступ и принцип минимально необходимых прав; защиту паролей, аутентификации и сессий; ограничения частоты и проверку происхождения запросов; шифрование при передаче и защиту вложений и резервных копий при хранении; закрытое файловое хранилище с контролем доступа, размера, типа и вредоносного содержимого; журналы аудита и входов; ограниченный доступ к серверам и секретам; обновления безопасности и проверку зависимостей; защищённые циклические резервные копии и проверки восстановления; выявление, локализацию, устранение и разбор инцидентов.

Меры могут обновляться вслед за развитием технологий при условии, что общий уровень защиты существенно не снижается. Сведения о безопасности, публикация которых создала бы значимый риск для Zer.lv или других клиентов, могут предоставляться конфиденциально, а не публично.

11. Запросы субъектов и помощь в соблюдении

Если субъект напрямую обращается к SIA FIXLAB по поводу данных рабочей области, SIA FIXLAB без задержки передаёт запрос клиенту и не отвечает по существу без разрешения клиента, кроме требований закона. С учётом характера обработки и доступной информации SIA FIXLAB разумно помогает клиенту с запросами на доступ, исправление, удаление, ограничение, переносимость и возражение, а также с обязанностями по статьям 32–36 GDPR, включая оценку воздействия на защиту данных и консультации с надзорным органом.

12. Нарушения защиты персональных данных

Узнав о нарушении персональных данных рабочей области, SIA FIXLAB уведомляет клиента без неоправданной задержки; завершение расследования не является условием. Первое уведомление содержит доступные факты о характере и данных, контакт, вероятные последствия и меры ограничения или устранения. Неизвестные сведения обозначаются и дополняются по мере появления. SIA FIXLAB документирует оценку и действия. Уведомление не означает признания ответственности.

13. Запросы государственных органов

SIA FIXLAB сообщает клиенту о юридически обязательном запросе, проверке или расследовании в отношении данных рабочей области, если уведомление не запрещено законом. SIA FIXLAB проверяет правовое основание, ограничивает раскрытие требуемым объёмом и, когда это уместно и юридически возможно, оспаривает незаконный или несоразмерный запрос.

14. Субобработчики

Клиент даёт общее письменное разрешение на перечисленных ниже субобработчиков. SIA FIXLAB возлагает на них обязанности по защите данных, по существу равнозначные настоящему DPA, и сохраняет ответственность за исполнение переданных им обязанностей по обработке.

Hetzner Online GmbH, Германия/ЕЭЗ — инфраструктурный хостинг, сеть, база рабочей области, закрытое файловое хранилище и защищённые резервные копии. Google Cloud EMEA Limited, Ирландия — Firebase Cloud Messaging только при включённых Android push-уведомлениях; обработка ограничивается push-токеном устройства и метаданными уведомления или события заказа, необходимыми для доставки.

SIA FIXLAB уведомляет почту аккаунта не менее чем за 14 дней о любом планируемом добавлении или замене субобработчика рабочих данных, указав юридическое лицо, местонахождение и деятельность до начала доступа. В этот период клиент может возразить по обоснованным причинам защиты данных. Стороны ищут соответствующую альтернативу; иначе затронутую необязательную функцию можно отключить либо услугу прекратить до изменения. Срочное событие не отменяет требований GDPR к разрешению и уведомлению. Brevo сейчас обрабатывает собственную переписку аккаунтов и подписок SIA FIXLAB как провайдер оператора; для рабочих сообщений сначала нужна эта процедура.

15. Международная передача

Основной хостинг рабочих областей Zer.lv находится в ЕЭЗ. Если субобработчик или привлечённый им субобработчик передаёт данные рабочей области за пределы ЕЭЗ, SIA FIXLAB обеспечивает соблюдение главы V GDPR посредством применимого решения об адекватности, утверждённых стандартных договорных положений и необходимых дополнительных мер либо другого законного механизма. Сведения о применяемом механизме можно запросить по адресу fixlablv@gmail.com.

16. Возврат и удаление

Скачивать экспорт компании вправе только владелец рабочей области. Полный экспорт доступен в /workspace-export: структурированные JSON и архив TAR.GZ с загруженными файлами, связями, метаданными и перечнем контрольных сумм. Не включаются секреты авторизации, информация других клиентов, исходный код платформы и защищённые внутренние сведения безопасности. Само окончание оплаченного периода не отменяет экспорт, пока данные хранятся; при ограниченном входе можно запросить проверенную выгрузку по адресу fixlablv@gmail.com без покупки новой подписки.

Клиент может запросить переход к другому поставщику или на свою инфраструктуру либо удаление через /workspace-export или fixlablv@gmail.com, указав рабочую область и получателя либо действие. Договорный срок предварительного уведомления для такого запроса не требуется. SIA FIXLAB подтверждает получение, проверяет полномочия и согласует даты перехода и получения данных. Обычный переход занимает не более 30 календарных дней от запроса; технически необходимое продление объясняется в течение 14 рабочих дней и осуществляется в обязательных пределах применимого Data Act ЕС. SIA FIXLAB разумно содействует непрерывности и безопасной передаче; клиент организует принимающую систему и проверяет выгрузку. Получение данных доступно не менее 30 календарных дней после завершения перехода, если клиент явно не запросил более раннее удаление. Плата за переход и экспорт не взимается. Программа поставщика и коммерческие тайны передаче не подлежат. Обязательные права перехода имеют приоритет над противоречащими условиями. Клиент вправе один раз продлить переход на подходящий ему срок. Техническое продление со стороны поставщика должно содержать причины и альтернативный срок не более семи месяцев. Успешный переход прекращает соответствующий договор обслуживания с уведомлением клиента; при запросе только удаления договор прекращается в согласованную дату без договорной задержки уведомления. Выгружаемые категории: клиенты, контакты и поставщики; устройства; заказы, детали, услуги, комментарии и история; товары, склады, остатки и поступления; запись и отпуска; продажи, финансы, бухгалтерия и кассовый журнал; назначения сотрудников и исходные данные оплаты труда; настройки, роли и шаблоны документов; собственные запросы и реферальные вознаграждения; подписка, счета, договорные доказательства и загруженные оригиналы/превью. Связи и даты включены. Самостоятельная выгрузка рассчитана на 128 MiB записей/доказательств и отдельные сохранённые вложения до 64 MiB; для больших данных или отсутствующих файлов нужен управляемый экспорт, а не утрата права перехода. Открытый защищённый интерфейс POST /api/workspace-data/export возвращает документированные JSON в TAR.GZ и перечень SHA-256; специальный импортёр исходной системы не нужен. Исключаются внутренние сессии, секреты авторизации, инфраструктура против злоупотреблений и данные других компаний. Импорт в принимающую систему и преобразование её специфических полей организует клиент либо новый поставщик с соблюдением обязательных обязанностей содействия SIA FIXLAB.

Проверенный запрос удаления отличается от истечения периода и отказа от продления. Активные записи и файлы обычно удаляются в течение 30 дней после согласованного периода получения данных или явного указания удалить. Остатки ежедневных шифрованных копий приложения истекают по настроенному циклу, сейчас 30 дней; копии провайдера и снимки управляются отдельно, а не удаляются приложением. Сохраняемые копии изолированы, не используются для обычной работы; при восстановлении указания удаления должны применяться повторно. SIA FIXLAB сохраняет только отдельные записи, необходимые по закону или для обоснованной претензии, для соответствующей цели и срока, а не всю рабочую область как бухгалтерский документ. Восстановление после окончательного удаления не гарантируется.

Вложения комментариев заказов. В одном заказе во всех комментариях вместе можно хранить до четырёх фото PNG/JPG/JPEG и четырёх PDF; другие форматы для загрузки не принимаются. Размер одного фото — до 3 МБ; одного PDF — до 5 МБ и 5 страниц. Эти вложения автоматически и безвозвратно удаляются из активного хранилища через 90 дней после загрузки. Уже загруженным вложениям предоставляется полный срок 90 дней с включения правила, без внезапного удаления задним числом; действует показанная дата удаления. Заранее скачайте и сохраните нужные файлы. Текст комментария и заказ сохраняются. Это правило не удаляет бухгалтерские документы и документы поступления и не заменяет законные обязанности клиента по хранению документов. Остатки в резервных копиях сменяются по отдельно указанному циклу резервирования.

17. Подтверждение соблюдения и аудит

SIA FIXLAB предоставляет сведения, разумно необходимые для подтверждения соблюдения статьи 28 GDPR. Сначала используются документы и дистанционные доказательства. С соблюдением конфиденциальности и безопасности клиент может провести соразмерный аудит не чаще одного раза за 12 месяцев, письменно уведомив не менее чем за 30 дней, в рабочее время и без нарушения работы других клиентов. Квалифицированный независимый аудитор не должен быть конкурентом и обязан соблюдать конфиденциальность. Разумные расходы несёт клиент, кроме случая выявления существенного нарушения SIA FIXLAB. Ограничения частоты и срока уведомления не действуют после существенного инцидента, при достоверных признаках несоблюдения или по требованию компетентного органа.

18. Прекращение и контакт

Если SIA FIXLAB не может соблюдать DPA, он уведомляет клиента и может приостановить затронутую обработку до восстановления соответствия. Положения условий Zer.lv об ответственности и применимом праве действуют без ограничения прав и обязанностей, которые нельзя ограничить законом. Уведомления по вопросам конфиденциальности и DPA направляются на fixlablv@gmail.com.